Personvernerklæring

Sist oppdatert 30.04.2019.

I forbindelse med administrasjon og drift av borettslaget behandler styret personopplysninger om andelseiere, andre beboere, styremedlemmer, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om behandling av personopplysninger i borettslaget, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor borettslaget gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene i borettslaget er Schouterrassen borettslag ved styreleder Kristoffer Fosse Hanssen. Organisasjonsnummer 977 503 787.

Postadresse: Postboks 8944 Youngstorget, 0028 OSLO.

Epost: styret@schouterrassenborettslag.no 

 

Innhold

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn

2. Utlevering av personopplysninger til andre

3. Lagringstid

4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

5. Klager

6. Endringer

 

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn 

Som borettslag er vi pliktig til å følge lovregler som blant annet finnes i bustadbyggjelagslova. I medhold av borettslagsloven har vi også utarbeidet vedtekter for borettslaget som vi må følge. Utgangspunktet vårt er at vi ikke skal behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle behandlingens formål. Vi skal også så langt mulig unngå å behandle særskilte (sensitive) personopplysninger. Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har om deg. 

Personopplysninger om andelseierne:

Opplysningene som behandles er:

  • Kontaktinformasjon som navn, adresse, epost, telefonnummer.
  • Informasjon om hvem som bor i andelen, som fødselsnummer, sivilstand o.l.
  • Økonomiske forhold knyttet til andelen, som felleskostnader (både utestående og betalt).
  • Opplysninger om andelen, som advarsler, klager og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse. 
  • Vi kan behandle særlige kategorier av personopplysninger om deg, slik som f.eks. helseforhold dersom du gir oss denne informasjonen, og ved inngåelse av eventuelle særavtaler. 

Vi behandler informasjonen for å administrere og forvalte borettslaget, herunder:

  • Utarbeidelse av årsrapport, styre- og generalforsamlingsprotokoll.
  • Andelsfortegnelse over andelseiere.
  • Innkreving av fellesutgifter og andre utgifter som utspringer seg av eierskapet i borettslaget.
  • Eventuelle tillatelser eller særavtaler om vedlikeholdsplikt, forbedringer, utleie eller lignende.
  • Eventuelle klagesaker om god skikk og lignende.
  • Oversendelse av opplysninger til forretningsfører.
  • Administrere og vurdere utleie og godkjennelse nye andelseiere.
  • Bortfall av bruksrett ved for eksempel oppsigelse, salgspålegg eller pålegg om fravikelse.
  • Informasjon og korrespondanse med andelseiere og beboere.

Behandlingen skjer fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse for styret til å forvalte og sørge for forsvarlig organisering av borettslaget, slik det fremgår av bustadbyggjelagslova § 6-12.

Vi behandler også personopplysningene for å ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget. Behandlingen er nødvendig for at styret skal oppfylle sine plikter som forvalter av borettslaget. 

Tidligere andelseiere:

Opplysningene som behandles er utestående felleskostnader og oversikt over andelseierskap, samt kontaktopplysninger og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte korrespondansen.

Vi behandler informasjonen for å få betalt felleskostnader. Vi behandler informasjonen om andelseierskap for å ha oversikt over hvem som har eid andelen. Dette er viktig informasjon når vi eventuelt skal få klarlagt eventuelle tidligere saker om bygg og tekniske utførelser i boligen.

Behandlingen skjer med grunnlag i berettiget interesse fordi det er nødvendig for å ivareta borettslagets interesse i å ha forsvarlig økonomi og forsvarlige boliger. 

Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen:

Opplysningene som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse. 

Vi behandler informasjonen for å godkjenne eventuell utleie, samt for å besvare korrespondanse og forvalte borettslaget. 

Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (bustadbyggjelagslova) samt ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget. 

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere:

Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og ev. annen kontaktinformasjon. 

Vi behandler informasjonen for å inngå, administrere og avslutte samarbeid. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger knyttet til skriftlig kommunikasjon med andre:

Opplysninger som behandles er navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av kommunikasjonen. 

Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for å besvare henvendelsen og i forbindelse med den daglige driften av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Styremedlemmer:

Opplysninger som behandles er kontaktopplysninger, opplysninger om styreverv og styrehonorar.

Behandlingen skjer med grunnlag i bustadbyggjelagslova. Styret har ansvar for å forvalte borettslaget og slik behandling er således nødvendig.

Borettslagets nettside:

For å få informasjon om bruk av borettslagets nettsider benytter vi informasjonskapsler («cookies»). Du kan lese mer om informasjonskapsler og hvilke informasjonskapsler vi benytter her. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. 

 

2. Utlevering av personopplysninger til andre 

Borettslaget gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Vi utleverer personopplysninger til vår forretningsfører Usbl, offentlige registre slik som Brønnøysundregistrene og Kartverket.

Borettslaget bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på borettslagets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Boligbyggelaget Usbl (forretningsfører, regnskapsfører)
  • Microsoft (skytjenester)
  • Front Information AS (SMS-tjeneste)
  • Domeneshop AS (e-post-hosting)

 

3. Lagringstid 

Borettslaget lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Opplysninger om andelseier lagres så lenge andelseieren er andelseier, og det ikke er noe økonomisk mellomværende eller at det skal fastlegges et rettskrav. Kontaktopplysninger og opplysninger om eierskap til andelen slettes ikke. Opplysninger om leietakere slettes når leieforholdet er opphørt, det ikke er noe økonomisk mellomværende og det ikke skal fastlegges noe rettskrav.

I henhold til bustadbyggjelagslova skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke. 

 

4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg 

Du har etter personopplysningsloven og personvernforordningen flere rettigheter knyttet til borettslagets behandling av personopplysninger om deg, herunder:

a) Rett til innsyn

b) Rett til korrigering

c) Rett til sletting

d) Rett til begrensning av behandling

e) Rett til innsigelse

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.   

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med styret i borettslaget. For å være sikre på at vi gir tilgang til dine personopplysninger til riktig person vil vi kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller oppgi ytterligere informasjon, før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. 

 

5. Klager

Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no. 

 

6. Endringer

Hvis det skulle skje endring av vår behandling eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes borettslagets nettside: www.schouterrassenborettslag.no.